Jak napisać sprawozdanie?

Sprawozdanie jest ustną lub pisemną relacją ze zdarzeń, w których uczestniczył autor sprawozdania. W zależności od charakteru wydarzenia, może przyjmować formę bardziej lub mniej oficjalną. O czym należy pamiętać, pisząc tę formę wypowiedzi?

Czym jest sprawozdanie?

Sprawozdanie jest tekstem relacjonującym zdarzenie, pisanym z perspektywy jego uczestnika. Najczęściej sporządza się go w związku z oficjalną działalnością jakiejś instytucji, np. jako relację ze spotkania zarządu. W takim wypadku często przyjmuje charakter protokołu – sprawozdanie tego typu jest bowiem dokumentem. Jeśli ma natomiast ukazywać jakieś wydarzenie, np. sportowe czy wycieczkę szkolną, wtedy zbliża się swoją formą do reportażu. Z kolei sprawozdania z wydarzeń kulturalnych, np. z wizyty w teatrze, kinie bądź z przeczytanej lektury, przypominają nieco recenzję.

W praktyce szkolnej najczęściej stosuje się sprawozdanie mniej oficjalne, służące jako wprawka, dzięki której poznamy tajniki tej formy wypowiedzi. Z tego powodu możecie zostać poproszeni o napisanie relacji niemal z każdego wydarzenia, np.:

• wycieczki szkolnej, 
• zawodów sportowych, 
• spotkania organizowanego przez szkołę, 
• zebrania samorządu uczniowskiego, 
• lektury, 
• filmu, 
• spektaklu, 
• akademii. 

Być może w tym momencie nauka pisania sprawozdania wydaje się pozbawiona sensu, jednak w życiu zawodowym umiejętność ta jest bardzo przydatna. 

Ogólny schemat budowy sprawozdania

Sprawozdanie, podobnie jak każda dłuższa wypowiedź, powinno mieć trójdzielną kompozycję, czyli składać się ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Redagując tę formę wypowiedzi, warto pamiętać o sześciu pytaniach dziennikarskich: KTO? CO? GDZIE? KIEDY? DLACZEGO? JAK?

Ogólny schemat sprawozdania wygląda następująco:

1. Sprawozdanie powinno mieć tytuł.

2. We wstępie należy podać fakty:

• co było tematem danego wydarzenia, co to było za wydarzenie?
• kto w nim uczestniczył?
• kiedy miało miejsce?
• gdzie się odbyło?
• dlaczego, w jakim celu zostało zorganizowane?

3. W rozwinięciu powinna pojawić się informacja, jak przebiegało zdarzenie (opis zdarzenia, co działo się po kolei).

4. W zakończeniu należy przedstawić opinię na temat wydarzenia, która powinna wynikać z faktów.

5. Oficjalne sprawozdania muszą także zawierać informacje na temat miejsca i czasu jego sporządzenia (pod tekstem w lewym dolnym rogu), a także podpis autora sprawozdania (w prawym dolnym rogu). 

Należy pamiętać, że sprawozdanie, w zależności od tematu, może przybierać formę innej wypowiedzi, np. recenzji (sprawozdanie z filmu, książki, sztuki teatralnej), reportażu (np. sprawozdanie z wycieczki) czy protokołu (np. sprawozdanie z zebrania). 

Praktyczne wskazówki

• Przygotowując się do pisania sprawozdania, rób notatki już w trakcie wydarzenia, aby nie umknęły ci ważne fakty. Zapisuj tylko te informacje, które łatwo możesz zapomnieć, np. nazwiska, daty, tytuły, nazwy miejscowości. 
• Sprawozdanie powinno być proste i rzeczowe, zbudowane z niezbyt długich zdań. Pamiętaj: tutaj dominuje konkret!
• Wydarzenia przedstawiaj w porządku chronologicznym, a więc zgodnie z kolejnością, w jakiej miały miejsce. Skup się jedynie na tych sytuacjach, które dotyczą wszystkich uczestników. Pomiń fakt, że kolega został upomniany przez nauczycielkę czy, że spóźnił się autobus. 
• Ta forma wypowiedzi musi mieć charakter obiektywny, a więc zawierać tylko te informacje, które da się sprawdzić. Może je napisać tylko uczestnik zdarzeń! 

Przydatne zwroty i sformułowania

Przykładowe sprawozdanie