W artykule
List oficjalny to jedna z form wypowiedzi, która może wielokrotnie przydać się w dorosłym życiu. Ten rodzaj listu kierujemy do instytucji, urzędu bądź osoby publicznej. Warto znać zasady tworzenia oficjalnych pism, aby uniknąć problemów w urzędzie.
List oficjalny, podobnie jak każda wypowiedź, składa się ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Piszemy go stylem formalnym oraz dbamy o poprawność ortograficzną. Przyjmuje najczęściej formę prośby bądź podziękowania. Cechuje go zwięzłość i rzeczowość. Podobnie jak list prywatny, musi zawierać miejscowość, datę, zwrot grzecznościowy, nagłówek oraz podpis. Dodatkowo umieszczamy w nim informacje na temat nadawcy i odbiorcy.
Schemat listu oficjalnego
- Miejscowość i datę zapisujemy w prawym górnym rogu.
- Dane nadawcy (imię, nazwisko, adres, czasem także numer telefonu i adres e-mail) umieszczamy po lewej stronie, poniżej miejscowości i daty.
- Dane odbiorcy powinny się znaleźć po prawej stronie, poniżej danych nadawcy.
- Nagłówek (czyli zwrot do adresata: Szanowni Państwo, Szanowna Pani, Szanowny Panie) umieszczamy pod danymi odbiorcy, po lewej stronie. Po zwrocie grzecznościowym stawiamy przecinek, a pierwsze zdanie listu rozpoczynamy małą literą, bez wcięcia akapitowego.
- We wstępie przedstawiamy powód, dla którego pisany jest list.
- W rozwinięciu umieszczamy argumenty i przekazujemy informacje pomocne w załatwieniu sprawy.
- W zakończeniu krótko podsumowujemy wypowiedź, ewentualnie wyrażamy chęć pozytywnego rozpatrzenia prośby.
- Wypowiedź kończymy zwrotem grzecznościowym (np. Z poważaniem, Z wyrazami szacunku), który umieszczamy pod tekstem listu, po prawej stronie.
- Własnoręczny podpis (imię i nazwisko) umieszczamy pod zwrotem grzecznościowym.
- Załączniki – jeśli dołączamy do listu dokumenty, pod podpisem, po lewej stronie umieszczamy listę załączników.
List oficjalny a list prywatny
List oficjalny i list prywatny różnią się od siebie. Poniżej zamieszczamy zestawienie cech, które pokazują te różnice.
| List oficjalny | List prywatny |
| ma określoną strukturę: należy w nim umieścić nadawcę, odbiorcę, miejscowość i datę; | ma nieco luźniejszą strukturę od listu oficjalnego; |
| najczęściej pojawiają się w nim utarte sformułowania: Szanowni Państwo, proszę uprzejmie o rozpatrzeniemojej prośby, z wyrazami szacunku itp.; | występuje słownictwo nacechowane emocjonalniei wyrazy potoczne; |
| nie może pojawiać się w nim słownictwo potocznei nacechowane emocjonalnie; | nadawca i odbiorca dobrze się znają; |
| najczęściej nadawcę i odbiorcę dzieli dystans wynikającyz oficjalnej sytuacji komunikacyjnej. | mogą pojawiać się zwroty: kochana Aniu, ściskam i całuję. |
Przydatne zwroty i sformułowania
Nagłówek
- Szanowni Państwo,
- Szanowna Pani,
- Szanowny Panie,
- Szanowna Pani Dyrektor.
Wstęp – wyjaśnienie celu pisania listu
- Zwracam się z uprzejmą prośbą o…
- W związku z informacjami na temat…
- W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia…
- Niedawno dowiedziałem się o organizowanych przez Państwa…
Formuły pożegnalne
- Czekam z niecierpliwością na pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
- Ufam, że moja prośba zostanie rozpatrzona pozytywnie.
- Będę wdzięczna / wdzięczny za szybką odpowiedź.
- Liczę na Państwa przychylność w tej sprawie.
Pożegnalny zwrot grzecznościowy
- Z wyrazami szacunku
- Z poważaniem
Przykładowy list oficjalny
(miejscowość i data)
Kraków, 12.10.2021 r.
(dane nadawcy)
Tomasz Adamski
os. Kwiatowe 3/15
30-008 Kraków
(dane odbiorcy)
Szanowny Pan
Andrzej Nowak
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 8
w Krakowie
(nagłówek)
Szanowny Panie Dyrektorze,
(wstęp – powód napisania listu)
Zwracam się z uprzejmą prośbą o możliwość przeniesienia z klasy o profilu ogólnym do klasy o profilu biologiczno-chemicznym.
(rozwinięcie – uzasadnienie prośby)
Swoją prośbę motywuję faktem, że w trakcie lekcji biologii z mgr Anną Kowalską odkryłem swoją nową pasję, jaką jest wirusologia. Praca nad projektem na temat wirusów oraz wycieczka szkolna do laboratorium analitycznego uświadomiły mi, że to właśnie z tym zawodem pragnę związać swoją przyszłość. Do niniejszego podania dołączam opinię mgr Anny Kowalskiej.
(zakończenie)
Z niecierpliwością oczekuję na pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
(pożegnalny zwrot grzecznościowy)
Z wyrazami szacunku
(odręczny podpis)
Tomasz Adamski
(lista załączników)
Załączniki:
1. Opinia mgr Anny Kowalskiej.
Zobacz też:
Jak napisać list prywatny? (czytaj)
Utrwal wiedzę
Poniżej znajdują się zadania wraz z odpowiedziami, do rozwiązania których wykorzystano wiedzę zaprezentowaną w tym artykule.
Iwona
